新益為5S咨詢公司概述：5S管理起源于日本，是指在生產(chǎn)現(xiàn)場中對人員、機器、材料、方法等生產(chǎn)要素進(jìn)行有效的管理，這是日本企業(yè)一種獨特的管理辦法。因為這5個詞整理（Seiri）、整頓（Seiton）、清掃（Seiso）、清潔（Seikeetsu）和素養(yǎng)（Shit-suke）日語中羅馬拼音的第一個字母都是“S”，所以簡稱為5S，開展以整理、整頓、清掃、清潔和素養(yǎng)為內(nèi)容的活動，稱為5S活動。

5S咨詢

工務(wù)段是鐵路系統(tǒng)負(fù)責(zé)轄區(qū)內(nèi)所有零星工程項目建設(shè)以及維護(hù)的部門每年都要承擔(dān)眾多施工項目和維護(hù)項目，常年累積施工項目有3000多個，需要保存的施工合同文本接近4000份，正常都是按照合同簽訂的日期排序存檔，每年都有厚厚的幾本文件夾，塞滿了幾個文件柜，在查找和使用這些文件的過程中，經(jīng)常遇到以下幾個問題，甚至是幾個問題同時出現(xiàn)和多次出現(xiàn)：

①文件長時間找不到；②文件缺頁、不完整；③文件遭遇蟲蝕、鼠咬以及污漬等污損；④文件存放柜遇到雨淋，甚至火災(zāi)等毀損；⑤文件柜及存放空間不夠，存放混亂；⑥人員變動時不便于交接等。

為此，我們項目辦公室動了不少腦筋，想了不少辦法，按簽訂日期、按項目工程類型、按項目工程金額等很多分類方法進(jìn)行分類，實踐下來依然沒有達(dá)到理想的效果，合同文本管理依然是一團糟。

偶然的一次公司組織施工項目單位進(jìn)行5S管理的培訓(xùn)，5S管理在現(xiàn)場管理中的作用這么大，能把繁雜的現(xiàn)場管理得清清爽爽、井井有條，時間效率也得到了大幅提升。聯(lián)想到我們的合同管理現(xiàn)場混亂不堪、效率很低，神奇的5S管理能不能用來對合同文書進(jìn)行管理呢？實踐出真知，我決定試一試。

現(xiàn)僅僅根據(jù)基礎(chǔ)的5S管理理論來進(jìn)行合同文本的管理應(yīng)用實踐，注意將5S管理理論一一對照應(yīng)用到日常的合同文本管理中。

1、5S管理整理：區(qū)分要與不要的物品，現(xiàn)場只保留必需的物品。

對照幾年來的合同，進(jìn)行洗澡活動即仔細(xì)逐一梳理。

首先，清理作廢合同，確認(rèn)已經(jīng)作廢的合同進(jìn)行記錄后進(jìn)行銷毀，按照規(guī)定流程完成簽字手續(xù)；

其次，挑揀出已經(jīng)全部完成的項目合同，即完成項目施工、竣工結(jié)算及審計的項目，將這些項目按照合同簽訂日期排序進(jìn)行裝訂存檔，這些合同基本不會再被查閱了；

第三，項目完成施工和決算的合同再歸入一類；

第四，項目正在施工進(jìn)行中的歸為一類。

2、5S管理整頓：必需品依規(guī)定定位、定方法擺放整齊有序，明確標(biāo)示。

按照整頓的要求，將整理完成后保留下來的尚未完成的合同進(jìn)行重新標(biāo)示，分為未開工、開工建設(shè)中、項目完成、結(jié)算階段、等待審計等幾類，再按照時間順序歸入文件夾，文件夾明顯標(biāo)示項目所處階段，一個文件夾內(nèi)編制目錄和標(biāo)簽，按照項目完成階段和日常取用方便，分別放置在文件柜的第一、二、三、四等層，文件柜各層明確標(biāo)示合同所處階段，合同與文件夾、文件夾與文件柜必須一對一管理，利用5S管理中的“顏色管理”工具，不同階段的文件夾和文件柜采用不同的顏色進(jìn)行區(qū)分，目視非常清楚。

3、5S管理清掃：清除現(xiàn)場內(nèi)的臟污、清除作業(yè)區(qū)域的物料垃圾。

3S應(yīng)用在合同文件中，我的理解就是要保持合同文書的整潔、無無損，保證合同不缺頁、不破損、文本干凈、字跡印章清晰，文件夾、文件柜干凈無污染，并且文件夾和文件柜內(nèi)不放置其它任何無關(guān)雜物物件。

4、5S管理清潔：將整理、整頓、清掃實施的做法制度化、規(guī)范化，維持其成果。

應(yīng)用在合同管理中，就是經(jīng)常性地，可以每月或每周對所有合同進(jìn)行一次整理、整頓、清掃，將項目全部完成的再次歸入檔案室，將未完成的施工項目合同按照施工項目完成進(jìn)度整理分類歸入各自階段文件夾和文件柜，并檢查文件文本完整程度，發(fā)現(xiàn)缺損等立即予以補齊，檢查文件夾、文件柜完好，保證文件存放保管地點符合要求。合同管理涉及幾個部門的人員也可以設(shè)立5S管理小組，定期進(jìn)行5S管理活動，對一個階段的5S管理成果進(jìn)行總結(jié)，分析查找不足，提出改進(jìn)意見。

5、5S管理素養(yǎng)：人人按章操作、依規(guī)行事，養(yǎng)成良好的習(xí)慣。

按照5S管理要求，培訓(xùn)合同文件管理只能部門及使用部門相關(guān)人員，公司相應(yīng)形成制度并認(rèn)真貫徹執(zhí)行，動員公司領(lǐng)導(dǎo)參與到5S管理活動總，利用看板、圖片等對5S管理活動的前后情景進(jìn)行對比，讓全員都感受到推行5S管理后的變化和提升，逐漸培養(yǎng)自覺遵守5S管理制度的習(xí)慣，習(xí)慣養(yǎng)成之后，即便有關(guān)人員工作進(jìn)行了調(diào)整，合同管理依然會按照5S管理要求持續(xù)推進(jìn)，避免出現(xiàn)因人員變動帶來的工作質(zhì)量變化。

5S管理推行一段時間后，要按照PDCA要求形成循環(huán)往復(fù)，每一次循環(huán)都是一次頭腦風(fēng)暴，每一次循環(huán)都是一次管理提升。

項目施工合同文書如何做5S管理法？以上就是新益為5S咨詢公司的相關(guān)介紹，做好企業(yè)的5S管理工作就是為精益生產(chǎn)管理活動打下基礎(chǔ)，讓精益生產(chǎn)管理在企業(yè)中發(fā)展有一個良好的前提。