高校辦公文件如何運(yùn)用5S管理呢？新益為5S管理咨詢公司概述：什么是5S管理？5S管理是一種管理，正確地說是一種管理思路，一種管理理念。5S管理起源于日本，是指對生產(chǎn)現(xiàn)場的人員、機(jī)器、材料、方法等生產(chǎn)要素進(jìn)行有效管理。“5S”是指整理（Seiri）、整頓（Seiton）、清掃（Seiso）、清潔（Seikeetsu）和素養(yǎng)（Shit-suke）五個(gè)詞的縮寫。因?yàn)檫@5個(gè)日文單詞的羅馬化的第一個(gè)字母是“S”，而英文也是以“S”開頭的，所以簡寫為5S。5S管理的目的是創(chuàng)造清晰的工作環(huán)境，培養(yǎng)員工良好的工作習(xí)慣，其最終目的是提高人的素質(zhì)。

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一、5S管理的具體含義

在了解了5S管理的概念之后，下面就對各個(gè)S環(huán)節(jié)的定義和目的進(jìn)行詳細(xì)的分解。

第一個(gè)環(huán)節(jié)：5S管理－整理（Seiri）

整理的意思是將工作區(qū)的所有東西區(qū)分為“需要”和“不需要”，把“需要”的東西和“不需要”的東西分開，把“必要”的東西分開，把不需要的東西處理掉，目的是騰出空間，防止誤用，營造整潔的辦公環(huán)境。在實(shí)際工作中，辦公室經(jīng)常會(huì)收到各種文件。如果不及時(shí)整理，文件就會(huì)堆積如山，文件丟失更嚴(yán)重。發(fā)生這種情況時(shí)，我們需要做的第一件事就是對文件進(jìn)行分類。分類的原則是區(qū)分“立即使用”、“暫時(shí)使用”、“長期不用”、“無需保存”，這樣分類有兩個(gè)含義：第一個(gè)含義是處理不必要的文件，這可以騰出空間。第二個(gè)含義是根據(jù)優(yōu)先級(jí)對需要保留的文檔進(jìn)行分類。

第二個(gè)環(huán)節(jié)：5S管理－整頓（Seiton）

整頓的意思是將所需文件置于工作人員能夠清楚理解和使用的狀態(tài)，即無需花時(shí)間查找狀態(tài)即可直接使用。這樣做的目的是讓文件放置一目了然，創(chuàng)建一個(gè)井井有條的辦公環(huán)境。要完成整頓過程，需要滿足以下三個(gè)要求：

第一個(gè)要求是確定文件的位置。比如老師的考勤文件應(yīng)該放在一樓的第一個(gè)文件柜。文件的位置已確定。

第二個(gè)要求是將它們分類。例如，教師應(yīng)將考勤放在第一個(gè)文件柜中，學(xué)生的考試文件應(yīng)放在第二個(gè)文件柜中。這是分類安排。

第三個(gè)要求是識(shí)別文件。這個(gè)過程非常重要，識(shí)別的合理性直接影響文件批量管理的效率。如何識(shí)別文件？首先，我們要了解鑒別的基本知識(shí)。文件標(biāo)識(shí)可以使用單個(gè)數(shù)字、字母、文字或單詞的組合來表達(dá)一定的含義作為文件的標(biāo)識(shí)。目的是使用簡單易懂的符號(hào)。標(biāo)記目標(biāo)文件的位置。

第三個(gè)環(huán)節(jié)：5S管理－清掃（Seiso）

清掃的意思不只是打掃、清除，而是要經(jīng)常清掃，保持文件整潔。重點(diǎn)是“經(jīng)常”和“保持”。目的是延續(xù)前兩個(gè)“S”的結(jié)果。比如有新文件時(shí)，直接按照整理整頓的要求，該清除的清除，需要保存的賦予新文件一個(gè)標(biāo)識(shí)將其放在規(guī)定的位置，并將標(biāo)識(shí)的清單更新。這樣辦公室就不會(huì)出現(xiàn)文件積壓，文件也不會(huì)被遺忘或丟失。

第四個(gè)環(huán)節(jié)：5S管理－清潔（Seikeetsu）

清潔的意義在于將整理、整頓、清掃三個(gè)環(huán)節(jié)規(guī)范化、制度化。目的是保持前三個(gè)“S”的成果，養(yǎng)成這些3S的工作習(xí)慣。試想一下，如果每六個(gè)月才整理一次文件，在實(shí)踐中就沒有意義了，文件又會(huì)堆積起來，失去前三個(gè)“S”的意義。“清潔”環(huán)節(jié)在以往的基礎(chǔ)上提出了更高的要求。目的是把“整理”、“整頓”、“清掃”作為良好的“習(xí)慣”，逐步形成文件管理的規(guī)范。“整理”和“整頓”是描述正確的工作方法，“清掃”是強(qiáng)調(diào)把好的工作方法變成好習(xí)慣。“清潔”的意思是堅(jiān)持以良好的“習(xí)慣”為標(biāo)準(zhǔn)和制度去執(zhí)行。

第五環(huán)節(jié)：5S管理－素養(yǎng)（Shit-suke）

素養(yǎng)的意思是每個(gè)人都按規(guī)定的要求執(zhí)行。這是一個(gè)廣泛的要求，要求每個(gè)人都遵守執(zhí)行，讓一個(gè)團(tuán)隊(duì)共同執(zhí)行。如果其他人不維護(hù)現(xiàn)有的秩序，現(xiàn)有的管理成果將在短時(shí)間內(nèi)丟失?？總€(gè)人的行為是不可能維持之前的“4S”的。只有集體維護(hù)才能維護(hù)整個(gè)辦公室文件管理發(fā)揮真正的作用。

三、5S管理方法在文件管理中的應(yīng)用要領(lǐng)

在學(xué)習(xí)5S管理經(jīng)驗(yàn)的過程中，發(fā)現(xiàn)整理（Seiri）、整頓（Seiton）、清掃（Seiso）、清潔（Seikeetsu）和素養(yǎng)（Shitsuke）這五個(gè)環(huán)節(jié)是循序漸進(jìn)、層層深入的，每一個(gè)環(huán)節(jié)都是為下一個(gè)環(huán)節(jié)的實(shí)施鋪路，這是一個(gè)環(huán)環(huán)相扣的關(guān)系。因此，在辦公文檔管理中使用5S管理時(shí)，首先要做的就是對文檔進(jìn)行分類：文檔分類可以根據(jù)文檔的重要性、來源、優(yōu)先級(jí)、版本、保存期限等進(jìn)行分類。

二是做好證件識(shí)別工作，文件標(biāo)識(shí)要規(guī)范，文件標(biāo)識(shí)要符合科學(xué)性、可讀性、便于查詢、簡單明了的要求。讓文檔管理變得實(shí)用，讓更多的人愿意使用這樣的文檔管理方法，讓更多的人把5S管理方法作為一種工作“習(xí)慣”，最終把這個(gè)“習(xí)慣”作為一種管理制度來落實(shí)。

5S管理提供了一種管理方法或理念。沒有一種方法是萬能的。因此，在5S管理方法的應(yīng)用中，有必要讓制度有不完善之處，沒有必要制定管理標(biāo)準(zhǔn)。它可能是大而全面的，檢驗(yàn)管理體系是否合理的最好方法是實(shí)踐。在實(shí)踐過程中，可以采用“P”、“D”、“C”、“A”閉環(huán)管理方法，不斷發(fā)現(xiàn)問題，并不斷完善現(xiàn)有的管理體系。

四、5S管理的推導(dǎo)

說到管理這個(gè)詞，我們可以先把“管”和“理”分開理解，然后再一起理解。管，原意為細(xì)長而中空之物，其四周被堵塞，中央可通達(dá)。使之閉塞為堵；使之通行為疏。管，表示有堵有疏、疏堵結(jié)合。所以，管既包含疏通、引導(dǎo)、促進(jìn)、肯定、打開之意；又包含限制、規(guī)避、約束、否定、閉合之意。理，本義為順玉之紋而剖析；代表事物的道理、發(fā)展的規(guī)律，包含合理、順理的意思。管理猶如治水，疏堵結(jié)合、順應(yīng)規(guī)律而已。所以，管理就是合理地疏與堵的思維與行為。

回頭看5S管理，它是一種管理理念，是一種方法，是一種思維方式。管理是一門知識(shí)，管理是相通的。管理的目的是理順一項(xiàng)工作，讓它有條不紊、合理高效地運(yùn)行。因此，5S管理可用于辦公文件管理，也可用于實(shí)驗(yàn)室管理，文件管理，甚至課程管理。

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