新益為6S咨詢公司概述：實物檔案最為高校教育教學活動的歷史見證者和承載者，直接反映了學校的發(fā)展過程。但隨著學校的發(fā)展，實物檔案數(shù)量眾多、形式各異以及不可復制性，使其在管理中遇到了不少的問題。當工業(yè)6S管理作用凸顯時，高校也將6S管理運用到了實物檔案管理中。

高校實物檔案6S管理

6S管理起源于日本，它是通過理順工作現(xiàn)場秩序以及培養(yǎng)人的良好習慣從而達到提高工作效率、提升人員基本素養(yǎng)的有效方法。將6S管理運用到高校實物檔案管理中，具體的辦法如下：

一、6S管理整理階段——全面收集、規(guī)范整理、合理分類

在工業(yè)企業(yè)的6S管理推進中，整理階段工作是將生產(chǎn)現(xiàn)場所有非必需品如廢棄物及私人物品清除出工作區(qū)，減少非必需品對存放環(huán)境造成的負擔，為塑造一個整潔有序的環(huán)境創(chuàng)造良好條件。針對高校實物檔案6S管理，整理階段的主要任務是收集、鑒定、整理分類。實物檔案的收集不同于其他門類檔案，主要采用日常收集和定時征集結(jié)合的方法，檔案管理人員在日常工作中，隨時隨地的接收登記，不定時在學校的各種媒體的新聞報道和網(wǎng)絡發(fā)布中獲取信息，掌握工作動態(tài)，有針對性地收集。同時，學校每年發(fā)布征集實物、史料檔案的通知，采取獎勵等方式在校內(nèi)外征集有珍藏價值的實物檔案。

為保障實物檔案收集歸檔完整齊全，應把實物檔案的整理歸檔工作納人各部門院系的工作職責范圍。在實物的鑒定方面，要樹立精品意識，切忌過多過濫，盡量把具有典型代表性的具有查考利用價值的、具有珍藏價值、彰顯學校特色的實物檔案收集進檔案部門統(tǒng)一管理。對于只具有一般意義的實物檔案由涉及的單位以及個人保管，不必收集進檔案部門。整理實物檔案的工作內(nèi)容是將凌亂的、孤立的、無序的實物檔案以件套為單位加以分類，6S管理整理的原則是保持實物原始特性、實物原有關聯(lián)性。實物檔案按外在形式分：獎杯獎狀類、字畫類、證書證章類、錦旗類、牌匾類、工藝品類（紀念品）、其他類等，對于體積大、展廳展示（長期不在檔案室）以及珍貴的實物檔案除了分類登記歸檔外，為便于檢索和利用，要建立與實物相關聯(lián)的照片檔案加以歸檔管理。

二、6S管理整頓階段一明確標識（編號、編目）、科學布局、合理裝具。

整頓工作的內(nèi)容包括：以時期為綱，將整理分類后的實物檔案整齊排列，每一件套編一個檔號，檔號為實物類號一時間一件（套）號。這里僅以重要實物檔案的擺放為例，本館保存的珍貴實物檔案如林紓字畫等檔案中只保留照片，檔號為：字畫類一1903-01，實物檔案目錄項目設定與紙質(zhì)檔案相同，設編號、題名、責任者、年代、存檔時間件套數(shù)量、存放地方備注等項目。

為了細化實物檔案的6S管理，要在實物上加以標簽，標識實物的總體情況，即附相應的文字說明，內(nèi)容包括：檔號、授予或贈與單位（姓名）、接受時間、歸檔時間以及相應的文字介紹。用照片或復制品代替實物歸檔管理的，也要按照以上所述歸檔方法編檔號、目錄和排序，并在照片上貼標識注明實物的總體情況，應特別注意要保證實物與照片的序號等一一對應。由于實物檔案載體多樣、形狀大小不等，難以按統(tǒng)一的標準存放。因此，要針對實物的自然特征選擇合適的裝具存放，特殊實物存放要定制專用的柜架。實物的擺放要整齊有序，力避疊加存放。字畫類實物，要統(tǒng)一制作畫軸盒，證書類可整齊排列放置到檔案盒內(nèi)，印章類可放置于檔案袋或?qū)Ｓ糜≌履＞邇?nèi)，珍貴的實物檔案如名人書畫、題詞等需用專門的具有安全防護的檔案裝具妥善保管。對于榮譽類的獎杯、獎狀、牌匾等要展開并有序排列放置在加裝玻璃門的專用柜內(nèi)，紀念品、工藝品類實物要擺放在專門有玻璃防護的櫥窗式裝具柜內(nèi)。通過6S管理整頓這個階段的工作，達到所保管的實物擺放有序，美觀又直觀，檢索目錄清晰，標識準確，在利用時可以用最短的時間取到所需的實物，大大的提高了工作效率。

三、6S管理清掃階段一清掃衛(wèi)生、改善環(huán)境

6S管理中清掃階段工作的目的是鞏固整理、整頓階段的成果，清理、打掃生產(chǎn)現(xiàn)場及物品的衛(wèi)生，包括看得見的地方和看不見的地方。應用在實物檔案管理中，清掃的工作就是使實物保存區(qū)域（庫房）的物品和環(huán)境都保持干凈整潔的狀態(tài)，具體包括：實物檔案的清掃和實物保存區(qū)域環(huán)境衛(wèi)生的清掃。實物檔案收集存放后，長年累月不清理就可能會使其灰塵蒙面或者造成污損、脫落、腐蝕等現(xiàn)象，針對這種自然現(xiàn)象，要依實物載體的不同特點定期對其清掃和進行修復保養(yǎng)工作。對于印章、證件、獎品獎狀等要經(jīng)常清理擦拭干凈，保證內(nèi)容清晰可見；對于紀念品類（工藝品）有金屬材質(zhì)的要定期檢查是否有銹蝕和污漬；對于錦旗字畫、橫幅等，針對字跡不明或有破損等情況要進行修補和定期保養(yǎng)，使之處于良好狀態(tài)。除此之外，針對存放實物的裝具、架柜以及周圍環(huán)境，要定期對其內(nèi)外以及各個角落衛(wèi)生進行清理，發(fā)現(xiàn)垃圾等衛(wèi)生隱患要及時清除，切實達到工作現(xiàn)場物品完好，環(huán)境整潔、清爽。

四、6S管理清潔階段一保持管理效果，形成制度

6S管理中清潔階段是將前三個階段的工作內(nèi)容固化，對三個階段中的方法、措施、手段加以提煉和總結(jié)，形成制度化標準化，達到管理規(guī)范、物品整潔、環(huán)境干凈舒適的狀態(tài)。實物檔案管理的總結(jié)歸納也體現(xiàn)在4S階段。要結(jié)合高?！稒n案管理辦法》建立實物檔案管理規(guī)范，明確實物檔案收集的原則、歸檔范圍整理流程、保管和利用的登記制度；對保管實物檔案的區(qū)域或存儲裝備、輔助設備標示明確的責任者；同時，要建立與之對應的實物檔案巡查制度、監(jiān)督檢查制度（存放在檔案庫房外的實物），并配套制定檢查表格和管理流程，使檔案管理人員日常巡查中清楚應該做什么、怎么做、做到什么程度；針對錦旗、重要價值物品、櫥窗玻璃以及照明燈具等的衛(wèi)生清掃是難點，需制訂清掃規(guī)范和清掃時間等各項清掃標準。另外，要重點加強珍貴重要實物檔案的保養(yǎng)維護，要建立相應保養(yǎng)管理制度。通過4S清潔階段管理制度的強化執(zhí)行，達到實物檔案6S管理在“堅持、維持、保持”中更加規(guī)范、有序，環(huán)境衛(wèi)生更加整潔舒適。

五、6S管理素養(yǎng)階段一提高人員素養(yǎng)，形成風氣

素養(yǎng)是6S管理的精華之處，也是開展6S管理的最終目的，既培養(yǎng)人的工作主動性、服務意識和好的行為習慣。實物檔案管理中的素養(yǎng)主要包括管理人員的責任意識、業(yè)務能力和專業(yè)學術素養(yǎng)。在實物檔案管理中，作為代表學校的檔案人員，要有高度的工作責任心和服務觀念，日常工作中，要熟悉家底，了解需求，掌握規(guī)律，做到主動上門收集檔案、及時登記、準確利用。由于實物檔案的出現(xiàn)，檔案部門服務觀念和方式有較大轉(zhuǎn)變，在精神文明建設中發(fā)揮越來越大的作用，拉近了檔案與社會的距離。因此，針對各種利用需求的社會、校內(nèi)的各類人群，檔案管理人員的服務態(tài)度、服務質(zhì)量的提升也至關重要。同時，要加強業(yè)務知識學習，如探索合理收集實物檔案的途徑和工作方法，如何把實物檔案的保存管理工作做精做好等。除此之外，要提高工作的溝通和交流能力，加強組織與協(xié)調(diào)能力。在學術素養(yǎng)方面，要開闊視野，采取走出去、請進來，多渠道、多方面地參加與實物檔案相關的知識培訓，使其掌握歷史學、管理學等相關知識，從而促進高校實物檔案6S管理工作高效順利開展。

六、6S管理安全階段一加強安全防范，保持安全完好狀態(tài)

安全是6S管理中的重要內(nèi)容，是各項工作開展的必要條件，它與以上五個階段的工作都有密切的聯(lián)系。因此，在實物檔案6S管理中，要把安全融人管理的每個環(huán)節(jié)，使實物檔案管理都建立在安全的前提下。為保證實物檔案工作在安全的環(huán)境下，一是要培養(yǎng)檔案管理人員的安全意識，時時刻刻都將安全放在第一位置，將安全隱患都消滅在萌芽狀態(tài)。另外，要杜絕檔案管理人的不安全行為，如錯位放置實物、隨意擠壓碰撞實物、不合理使用消防器材等行為；二是要加強檔案的安全防護工作。檔案管理人員要定期檢查實物的存放情況，發(fā)現(xiàn)破損、褪變或老化等應及時采取措施進行保護和搶救；三是要提升實物存儲環(huán)境的安全管理，防止存儲設備、輔助設備安全事故的發(fā)生。